El operador logístico integral para el sector de la automoción, apuesta por la gestión eficiente de los RRHH.

Con la implantación de Integrho, el operador logístico Tradisa ha conseguido optimizar la gestión los diferentes ámbitos de recursos humanos (nómina, selección, evaluación del desempeño) y acerca el autoservicio a través del portal del empleado.

Hasta 2007 una aplicación para nómina era todo el software especifico con que contaba la compañia en el área de Recursos Humanos. Para el resto de ámbitos, formación, selección, etc., se utilizaban diferentes herramientas ofimaticas como Microsoft Acces y Excel. "Derivado de esa situación, existía una disparidad de repositorios de datos. Contábamos con cerca de 20 bases de datos paralelas en las que había que dar de alta y baja a los trabajadores. Esto implicaba un gran esfuerzo de mantenimiento (re-elaboración, repetición de operaciones en todas ellas, etc.) y todo ello mermaba la fiabilidad y calidad de la información", recuerda Francesc Ricart, director de Recursos Humanos de Tradisa.

Por ello el objetivo de la compañia fue buscar un software que permitiera unificar los procesos de Recursos Humanos de la empresa en España: que dato de un empleado fuese introducida una sola vez en solo un sistema, no en múltiples. También se buscaba una solución que abarcara todas las areas de RR.HH., de manera que, ademas de nóminas, cubriera selección, formación, evaluación del desempeño, presupuestos y control de presencia.

A finales de 2007, Tradisa realizó la selección del software y analizó varios productos. "Uno de los principales aspectos valorados en el proceso de selección, a parte de que diera cobertura a todas las áreas mencionadas, era que tuviese compatibilidad con nuestro sistema de contabilidad, Axional de Deister". A la compañia también le interesaba incorporar un portal del empleado, abriéndose así a la interacción y posibilitando que el usuario final, el empleado, pudiera obtener por si mismo informes, certificados e incluso la nómina. "La proximidad y la confianza que nos mostraron los profesionales de Integrho, quienes ademas han realizado la implementación, fue también un elemento fundamental que inclino la balanza", remarca Francesc Ricart. "Tanto la tecnología como la funcionalidad de Integrho fueron factores clave para depositar la confianza en esta compañia para todas las necesidades de la empresa en el ámbito de la gestión integrada del departamento de Recursos Humanos".

La implantación de los distintos módulos especializados para la gestión de nóminas, presupuestos, desarrollo de RR.HH., presencia y portal del empleado se inicio a principios de 2008, empezando por itg/PAYROLL. Según destaca Ricart, la parte más complicada fue la parametrización de la nómina ya que se trataba de 15 compañias que operan en distintas zonas de España y 20 convenios diferentes. "La parametrización fue un proceso complejo y largo pero que los profesionales de Integrho realizaron de manera satisfactoria". Una vez implementado y en producción la parte de nómina y seguros sociales, a mediados de 2008, se prosiguió con la implantación de los módulos itg/HRM e itg/EIS para las áreas de formación, selección y portal del empleado

itg/HRM: Formación y selección

Según explica el director de Recursos Humanos de Tradisa, el módulo de formación de itg/HRM permite a la compañia tener documentado el plan de formación de cada una de las 15 empresas y poder saber así la formación que ha realizado cada empleado. "Contar con esta información perfectamente detallada y manejable es fundamental para una empresa como la nuestra que tiene certificados el sistema de gestión de la calidad, según ISO 9001:2000, y el sistema de gestión ambiental, según ISO 14000:2004". Por otro lado, el módulo de evaluación del desempeño permite conocer todos los datos referentes a formación, evolución, habilidades, etc. de un empleado que opte a una promoción.

El módulo de selección implementado permite tener actualizados los procesos de selección con los datos de los candidatos entrevistados y poder crear perfiles para cada puesto de trabajo. De esta forma, cuando se crea una vacante, enseguida se puede conocer el perfil que se ha de buscar para cubrirla. "Aunque la compañia tiene una rotación baja,’ anualmente se ponen en marcha entre 25 y 50 procesos de selección. Con estas funcionalidades se facilita la gestión de la información y se evita la duplicación de la misma". Ademas todos los CV que llegan a la empresa, a traves de Internet ó de correo postal, de manera motivada ó espontanea, se introducen en la herramienta. "El sistema también ha servido para llevar a cabo una gestión documental avanzada, digitalizando todo el histórico de información y lo que va llegando. Esto nos permite una consulta inmediata, ademas del consiguiente ahorro de espacio físico", indica Francesc Ricart, quien remarca que el objetivo de Tradisa es conseguir una oficina sin papeles. "que es todo un reto en RR.HH..

itg/EIS: Portal del autoservicio

La implementación del portal del empleado ha supuesto un gran cambio para el departamento de RR.HH. al abrirse una ventana de autoservicio para los trabajadores. A través de esta herramienta, los empleados de Tradisa pueden realizar por ellos mismos gestiones que antes tenían que solicitar al departamento como el acceso e impresión de las nóminas, la descarga del certificado de retenciones anuales, la tramitación de peticiones de ausencias y de permisos de vacaciones, etc. También pueden gestionar modificaciones de datos como direcciones ó la cuenta de cobro de la nómina e incluso actualizar sus datos referentes a la formación. "De esta manera se ha conseguido aligerar al departamento de RR.HH. de operaciones de poco valor añadido, como expedir certificados ó imprimir nóminas. Ademas se ha creado un flujo de trabajo para realizar las aprobaciones totalmente digital, sin un solo papel por medio", remarca Ricart. "Como es una solución muy intuitiva no ha sido necesario hacer ninguna formación especifica y los empleados enseguida han empezado a usarlo"

Por el momento, el portal del empleado esta disponible para el 60 por ciento de la plantilla de Tradisam que es el porcentaje de trabajadores que utiliza diariamente el ordenador. Para este año se preve instalar quioscos informáticos en los tres centros principales, en un primer momento, para que el personal operario tenga acceso a esta herramienta. Ademas en breve, en las dos sedes principales y posteriormente en el resto, el portal se conectara a un sistema de control de presencia. Así el empleado podrá conocer su reporte de horas trabajadas, las entradas, las salidas, etc., información que se vincula con la nómina de forma automática. "Si, por ejemplo, una persona trabaja por la noche, esas horas nocturnas se tarifican de otra forma. Al estar todo integrado, el sistema lo reconoce y lo registra ya en la nómina. También nos va a permitir calcular los ratios de productividad. Ademas, en caso de emergencia, nos proporcionara inmediatamente una lista actualizada de las personas que se encuentran en la instalación para hacer el recuento correspondiente". Otra área que se preve vincular es la prevención de riesgos laborales para que permita, de forma automatizada, tener documentados temas como los equipos de protección individual, cuando se han entregado y cuando se han de renovar.

Sacar partido

Francesc Ricart tiene muy claro que con Integrho, y más concretamente con el portal del empleado, el departamento que dirige se ha beneficiado de grandes ahorros de tiempo. "Por ejemplo, imprimir los recibos de 500 nominas en papel autocopiativo, separar una copia de la otra,clasificarlas, enviarlas por correo a cada centro de trabajo, etc. Todo esto, como mínimo, suponía un día de trabajo. Ahora es tiempo y dinero que se ahorra". Asimismo se ha reducido el tiempo de elaboración de informes, que se realizan de forma inmediata. Según explica Ricart, los departamentos de Recursos Humanos han ido reduciendo su tamaño a la vez que se han ido incrementado las tareas y peticiones a ejecutar. "La única forma de conseguir esta eficiencia, que implica hacer más con el mismo tiempo y menos recursos, es poder disponer de herramientas que lo hagan más rápido, evitando tareas inútiles, y que proporcionen la información necesaria de forma muy clara y ordenada, lista para ser tratada", indica. "La solución Integrho que hemos implantado nos permite trabajar con la información fiable. De esta manera en el departamento de Recursos Humanos de Tradisa hemos ganado un cien por cien de eficiencia, y hacemos las cosas el doble de rápido y seguro". Y ejemplifica: "derivado de esta descarga de trabajo puramente burocrático y sin valor añadido, ha sido posible digitalizar el histórico de documentos, durante la jornada laboral".

Información centralizada

Según señala, el principal valor que ha aportado al negocio de Tradisa y al departamento la solución Integrho ha sido poder disponer de toda la información centralizada. "Contar con todos los procesos de Recursos Humanos integrados en un solo programa es generador de eficiencia, de valor añadido, porque se evitan las tareas repetitivas que impiden realizar otras y ser más pro activo".

Para Ricart, la funcionalidad más relevante, derivada de la implementación, ha sido la creación del portal del empleado como herramienta que permite a los trabajadores una autogestión de sus datos y solicitudes. "Esto proporciona inmediatez y transparencia en el servicio, y se pasa de un modelo pasivo a uno de autogestión". El director de Recursos Humanos de Tradisa no tiene reparos en asegurar que el software Integrho de Integrho ha satisfecho sus expectativas. "Ademas, gracias a la proximidad que ha demostrado el proveedor, hemos sugerido algunas mejoras ó desarrollos para complementar algunas funcionalidades. Por ejemplo, les hemos comentado que nos interesa que se desarrolle la parte de compensación de beneficios, es decir, los aspectos relativos a la gestión de variables, la gestión de bonus, la gestión por objetivos, ... ", peticiones a las que han sido totalmente receptivos. Sin embargo, por el momento Tradisa no ha requerido de desarrollos personalizados, y aun tiene pendiente sacar partido a todas las posibilidades que ofrecen los diferentes módulos. "Integrho es un sistema que tiene mucha potencia, muchas funcionalidades. Nuestro objetivo es automatizar y simplificar todos nuestros procesos mediante esta herramienta".

Este año esta prevista la implantación del módulo de presupuestos, itg/BUDGET. "Cada año, el departamento de Recursos Humanos envía a contabilidad, a finanzas, un presupuesto de cuales serán los gastos para el siguiente año. Una de las tareas consiste en el calculo del montante que supondrá la adecuación de las nominas al IPC anual. Actualmente este proceso se hace con Excel pero se preve realizarlo con las herramientas de Integrho, ganando en agilidad y fiabilidad", indica Francesc Ricart, director de Recursos Humanos de Tradisa.

Sobre TRADISA

TRADISA es un operador logístico integral en Europa, para el sector de la automoción, de los productos petrolíferos y para otros sectores sinérgicos como el de la electrónica de consumo. Un grupo humano generador de soluciones creativas e innovadoras, porque la creación de valor en armonía y equilibrio son su modo de vida.

En 1954, Antonio Guiral Guarga, fundador de la compañía, constituye Transportes y Distribución, S.A. (TRADISA) para dar servicio a los primeros industriales del sector de la automoción. Tras más de sesenta años de actividad y en un mercado globalizado, evolutivo y cambiante, en un mundo con nuevas tecnologías que nos permiten ser cada vez más eficientes, TRADISA, como operador logístico europeo considera que un buen proyecto empresarial es aquel que hace compatible el ser humano y su calidad de vida con la rentabilidad. Es la meta de una organización en constante crecimiento que lleva su energía creativa a todas las personas que se relacionan con ella.