La digitalización de los procesos en toda organización tiene por principales ventajas su agilización, contribuir a una mayor productividad y lograr un cumplimiento normativo, que puede evitarnos importantes sanciones
Los responsables de los departamentos de personas enfrentan en este punto el dilema sobre qué herramientas tecnológicas incorporar, porque cada empresa presenta un contexto distinto en el que pueden aconsejar empezar esa digitalización por uno u otro proceso.
Algunas de las áreas en las que la transformación digital puede brindar mejores resultados en poco tiempo son, por ejemplo, la gestión de nóminas, turnos o presupuestos, o los inventarios de información sobre empleados. Un factor a considerar es que, en las primeras instancias del proceso, un ‘quick win’ puede generar una dinámica muy positiva en el departamento.
Paradójicamente, el primer paso para abordar la transformación digital en una organización tiene que ver con la tecnología pero también con un necesario cambio de mentalidad. Es decir, si alguien no entiende por qué ha de cambiar una herramienta o proceso, ni con la mayor inversión tecnológica surtirá efecto.
Soluciones tecnológicas para la transformación digital
Una vez completada esa transición cultural, casi cualquier eslabón de la gestión de personas puede digitalizarse: desde las primeras interacciones con un candidato a una vacante, la firma de contratos y hasta la desvinculación de un empleado de la organización.
Integrho, la división tecnológica del AdQualis Human Results especializada en el desarrollo, implementación y soporte de software para la gestión de los RR. HH. cuenta con soluciones punteras, utilizadas por multitud de compañías y que ofrecen –entre otras– tres ventajas diferenciales respecto a otros proveedores:
- Accesibilidad remota y en tiempo real, que le brinda basar sus herramientas en la nube (SaaS)
- Licencias propias (On Premise) –con el riguroso cumplimiento de la legislación vigente y, de forma destacada, del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)–
- Constante formación a clientes para que maximicen el ROI de sus productos
En tan solo el primer semestre de 2019, los clientes de Integrho han gestionado más de 200.000 firmas de contratos a través de esta herramienta en 2019
Testimonios de clientes de Integrho que ya usan la firma digital itg/E-SIGN.
Entre todas las soluciones de Integrho, cabe destacar su módulo complementario de firma digital itg/E-SIGN. Una herramienta que está experimentando un crecimiento exponencial en el mercado porque facilita la gestión de la firma digital de contratos, documentos de confidencialidad, registros de jornada, etcétera. Una herramienta revolucionaria y de uso esencial para muchas compañías.
En tan solo el primer semestre de 2019, los clientes de Integrho han gestionado más de 200.000 firmas de contratos a través de esta herramienta en 2019, lo que les ha permitido no solo un notable ahorro de tiempo, sino también la reducción sustancial de sus archivos físicos y el acceso a un registro electrónico mucho más eficiente, rápido, fiable y que libera espacio físico en sus oficinas.
Es su experiencia con itg/E-SIGN la que nos ayuda a seguir mejorando una herramienta que ha venido para darle la vuelta a la gestión de los RR. HH:
Joan Forcada, director general de Asisted, apunta por ejemplo que:
“Dada la elevada rotación de nuestros 750 empleados, a cada uno se le solicita que firme de media 40 documentos al año. Gracias al modulo itg/E-SIGN, realizamos esa gestión de forma sencilla y con una flexibilidad y aplicabilidad altísimas”.
Myriam Acedo, directora de Personas de la Fundació Hospital Sant Joan de Déu de Martorell, afirma que:
“La implantación de este módulo en solo seis meses ha supuesto para nosotros un gran avance en organización, optimización y modernización de nuestro proceso de contratación, además de un paso adelante para convertirnos en una entidad mucho más sostenible”
Por su parte, José Mª Cuartero, director general de la Fundació Sant Francesc d’Assís, destaca que el uso de la herramienta de firma electrónica en la organización ha supuesto:
“un aumento muy significativo en la simplificación de los procesos y en la comodidad de las diferentes personas que intervienen en estos, y, por lo tanto, en la eficiencia de nuestra organización.”
Carles Pla, director de Personas de la Fundació Privada Hospital Asil de Granollers, ha encuadrado la implantación de itg/E-SIGN
en el objetivo de ‘papel 0’ de la entidad”, convencido de que: “Simplificará también nuestra comunicación y brindará un mayor confort a nuestros profesionales, que podrán firmar documentos desde sus móviles en lugar de tener que desplazarse”.
En este sentido, Marta Terés, directora de Gestión de Personas del Consorci d’Atenció Primària de Salut Barcelona Esquerra, comenta:
“Con la implantación del proyecto de firma digital en el Consorci, hemos dado un paso más para conseguir ser una organización actualizada y sostenible. La puesta en marcha de la firma digital se ha realizado de manera rápida y eficaz, haciéndose extensiva a otros departamentos de nuestra entidad y representando ya el método habitual en la gestión de firmas actualmente”.
Otros dos clientes de Integrho coinciden en las ventajas de este nuevo complemento; desde Porcelanosa Grupo destacan, por ejemplo;
“La rapidez, ahorro de costes y facilidad de gestión que aporta es significativo»
Mientras que desde Grupo Cursach apuntan:
“Es una herramienta que contribuye a la disminución de la huella ecológica, al reducir el uso de papel”.
Conclusiones
En definitiva, los departamentos de talento son potencialmente los más beneficiados en un proceso de transformación digital, con la incorporación de tecnología de gestión a todo el ciclo laboral de un empleado. La digitalización de procesos de firma digital es una herramienta que favorecerá los cambios más sustanciales en un menor espacio de tiempo, con unos costes muy asequibles.
Resulta fácil de utilizar tanto por parte del solicitante de esas firmas como de quien ha de realizarlas –desde su móvil, tablet u ordenador portátil o de sobremesa–. Esto favorece desde el primer minuto que trámites, hasta ayer tediosos y prolongados, se realicen de forma casi inmediata, con total validez legal. Además de liberar enormes espacios de oficina ocupados por el archivo de toda la documentación física –antes requerida–. Ahora toda la documentación se integra en un repositorio digital accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
No existen, por tanto, excusas para no empezar a digitalizarse. Toda organización o sector puede encontrar interesantes ventajas y economías de escala en iniciar cuanto antes, y con la ayuda de socios como Integrho, este proceso en sus departamentos de gestión de personas.
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